O Portal dos Contratos Públicos recolhe informação sobre duas fases: a da formação do contrato e a da execução do contrato público.

- A fase da formação do contrato decorre desde que é tomada a decisão de contratar até ao momento em que o contrato é celebrado. A esta matéria é tradição chamar-se em Portugal a fase da "contratação pública";

- A fase da execução do contrato decorre a partir do momento da celebração do contrato, até ao seu termo.

O Código dos Contratos Públicos e respetiva legislação regulamentar estipulam obrigações de comunicação de informação ao Portal, devendo parte dessa informação ser publicitada, ficando, assim, disponível para consulta pública.

A entidade adjudicante deve comunicar ao Portal informação sobre os contratos públicos celebrados. Esta informação é rececionada em "blocos de dados", que diferem em função do tipo de contrato e do tipo de procedimento escolhido para a formação do contrato público, designadamente (v.g. art.º 2.º da Portaria 701-E/2008, de 29 de julho):

a) Bloco técnico de dados: preenchido pela entidade adjudicante, no caso de contratos de empreitadas ou de concessão de obras públicas, cujo preço base ou preço contratual, consoante o momento em que é preenchido, seja superior a €200.000.

b) Relatório de contratação (para os contratos de empreitadas de obras públicas e de concessão de obras públicas) e relatório de formação de contrato (para os restantes contratos): preenchido pela entidade adjudicante, após a celebração do contrato.

c) Relatório final de obra (para os contratos de empreitadas de obras públicas e de concessão de obras públicas) e relatório de execução de contrato (para os restantes contratos): preenchido pela entidade adjudicante, após o fecho do contrato.

d) Relatório sumário anual: preenchido pela entidade adjudicante, no caso de contratos de empreitadas ou concessão de obras públicas, cujo preço contratual é superior a €500.000 e cuja execução se prolongue desde há mais de um ano.

e) Comunicação de alterações contratuais que representem um valor acumulado superior a 15% do preço contratual (aplicável a todos os contratos públicos), v.g. art.º 315.º do CCP.

Os blocos de dados supra referenciados são aplicáveis a todos os tipos de procedimento, excetuando os casos de contratos celebrados por ajuste direto simplificado (art.º 128.º e 129.º do CCP) ou os casos de contratação excluída (prevista no artigo 5.º do CCP) ? em ambos os casos a obrigação de comunicação de informação aplica-se unicamente à fase de execução de contrato, ou seja, aos blocos de dados mencionados na alínea l) do art.º 2.º (e ainda na alínea m) no caso da Região Autónoma dos Açores) da Portaria 701-E/2008, de 29 de julho.

No âmbito da formação do contrato público, o Portal recebe ainda, através de um processo de interligação com outras entidades, os seguintes blocos de dados:

a) Anúncio de abertura de procedimento e eventuais anúncios subsequentes, rececionados por interligação ao Diário da República Eletrónico;

b) Ficha de envio de convites, ficha de abertura das candidaturas, ficha de abertura das soluções, ficha de abertura das propostas e ficha de habilitação do adjudicatário, rececionadas por interligação às plataformas eletrónicas de contratação pública.

O conjunto de blocos de dados aqui identificado, cujos modelos estão anexos, respetivamente, às Portarias 701-A/2008 e 701-E/2008, ambas de 29 de julho, contém informação sobre o desenvolvimento de todo o procedimento de formação de contratos, bem como da completa execução do contrato celebrado e devem dar entrada no sistema do Portal dos Contratos Públicos nos prazos previstos no artigo 3.º da referida Portaria 701-E/2008 e, no caso de comunicação de alterações contratuais, no artigo 315.º do Código dos Contratos Públicos.

Do conjunto de informação que é comunicada no Portal dos Contratos Públicos, apenas uma parte é publicitada, a saber:

a) O anúncio de abertura de procedimento e eventuais anúncios subsequentes (declaração de retificação ao anuncio e/ou aviso de prorrogação de prazo).

b) Os contratos celebrados (não incluindo os do regime simplificado ou contratação excluída).

c) A comunicação de alterações contratuais que representem um valor acumulado superior a 15% do preço contratual.

d) As sanções acessórias aplicadas no âmbito do artigo 460.º do Código dos Contratos Públicos.